経費をエクスポートする

ホーム画面のエクスポートボタンをタップすると、エクスポート画面が開きます。4つのステップで完了します。画面が広いPCでのご利用がおすすめです。

1. 期間を選ぶ — エクスポートしたい期間の開始日と終了日を指定します。確定申告用なら「1月1日〜12月31日」を選んでください。

2. 会計ソフトを選ぶ — お使いの会計ソフトに合った形式を選択します。

3. 消費税の申告方法を選ぶ（まだ選んでいない場合） — 消費税の申告方法をまだ選んでいない場合は、CSVを書き出す前に「一般課税（本則課税）」「簡易課税」「2割特例（2026年分まで）」「3割特例（2027〜2028年分）」「免税事業者」から選びます。一般課税を選んだ方は、「少額特例の対象」にあてはまるかどうかもあわせて選びます。インボイス番号の無いレシートにインボイスの経過措置の税区分を使うかどうかが、申告方法によって変わるためです。選んだ内容は、あとから設定の「消費税」タブ（消費税の申告）で変更できます。

4. エクスポート — ボタンをタップするとCSVファイルが生成されます。アプリではOS標準の共有シートが開くので、メールに添付したり、クラウドストレージやFilesアプリに保存したりできます。

※ 申告方法を選ぶ画面と設定は、いまはWeb版にあります。アプリから書き出すときも、Web版で選んだ申告方法が使われます。まだ選んでいない場合は、一般課税（少額特例の対象外）として書き出します。

現在、以下の会計ソフト向けCSV形式に対応しています。

freeeと弥生は、それぞれの会計ソフトに合った文字コードで書き出します。マネーフォワードは、Web版で書き出すときに、マネーフォワードの「各種設定」→「事業者」の「文字コード」に合わせてUTF-8かShift-JISを選んでください。アプリから書き出したマネーフォワード形式のファイルはUTF-8です。マネーフォワードの文字コードがShift-JISの方は、Web版から書き出してください。

勘定科目の名前

calsailに最初からある科目は、会計ソフトごとに最初から用意されている勘定科目の名前に置き換えて書き出すので、会計ソフトに科目を作らなくても取り込めます。名前が変わるのは次の科目で、ほかの科目は同じ名前のまま書き出します。

表のうち、消耗品費・雑費・リース料・事業主貸にまとめる行は、備考（freee）や摘要（弥生・マネーフォワード）の先頭に、【衣装費】のようにcalsailの科目名を残します。会計ソフトで別の科目に振り替えたいときの目印にしてください。寄付金は個人事業主の経費にならないため、事業主貸として書き出します。家事按分の2つの科目も、会計ソフトの家事按分の機能で見分けられるよう、【家事按分（通信）】【家事按分（家賃）】を残します。名前が違うだけの科目（交際費・保険料など）には付けません。

calsailで自分で作った科目は、その名前のまま書き出します。freeeは、登録されていない勘定科目が1行でもあるとファイル全体を取り込めないため、取り込む前にfreeeに同じ名前の勘定科目を作ってください。弥生とマネーフォワードでは、取り込みの途中で、登録済みの科目に変換するか、新しい科目として追加するかを選ぶ画面が出ます。

消費税の税区分

calsailの科目のうち、損害保険料・利子割引料・家事按分（家賃）は「非課税」、租税公課・諸会費・給料賃金・専従者給与・減価償却費・貸倒金・寄付金は「対象外」の税区分で書き出します。消費税のかからない支出なので、インボイス番号や申告方法に関係なく、この税区分になります。

それ以外の科目（課税仕入れ）は、インボイス番号のあるレシートと、2023年9月30日以前のレシートを、通常の税区分（課税仕入れの10%・8%）で書き出します。インボイス番号の無い2023年10月1日以降のレシートは、消費税の申告方法によって次のように変わります。

経過措置を使うのは一般課税の方だけです。控除できる割合は、レシートの取引日によって次のように下がります。

免税事業者を選んだ方のマネーフォワード形式だけは、科目に関係なく、すべての行で税区分とインボイスの欄を空にして書き出します。マネーフォワードでは、免税事業者は仕訳に税区分を登録できないためです。freeeと弥生は、上のとおりに書き出します。

支払方法

支払方法から、弥生・マネーフォワードでは貸方の勘定科目を、freeeでは決済の状態を決めます。

カードで支払った分は、個人のカードで立て替えた扱い（事業主借）で出力します。事業用のカードで支払った分は、弥生・マネーフォワードでは貸方を「未払金」（デビットカードは「普通預金」）に、freeeでは決済口座をそのカードの口座に変更してください。

Web版で書き出したファイルの名前には、CSVの形式の版を表す「v2」が入ります（例：calsail_yayoi_v2_2026-10_2026-10.csv）。

1. freeeにログインし、左サイドバーの「取引入力」→「収入・支出形式（取引の一覧・登録）」を開く
2. 画面右上の「・・・」ボタンから「取引データのインポート」をクリック
3. calsailから書き出したCSVファイルを選択してアップロード
4. プレビューで内容を確認し、「登録する」をクリック
5. インポートが終わると履歴の画面に移るので、「登録された取引」をクリックして取り込み結果を確認

calsailのCSVは、この手順の「取引データのインポート」から取り込みます。「取引入力」メニューの「エクセルインポート」はExcelファイル専用で、「振替伝票」画面の「インポート」は仕訳を取り込む別の機能のため、どちらも使いません。

決済の状態 — 現金やカードで支払った分は、決済済みの取引として取り込まれます。銀行振込の分は、あえて未決済のまま取り込みます。銀行の明細がfreeeに届いたら、「自動で経理」でこの未決済の取引と消し込んでください。明細を新しい取引として登録すると、同じ支出が二重に計上されます。

取引先 — 店名は取引先に登録せず、備考に入れます。取り込むたびに取引先が増えることはありません。

自分で作った科目 — calsailで自分で作った科目のレシートがある場合は、取り込む前に、freeeに同じ名前の勘定科目を作ってください。登録されていない勘定科目が1行でもあると、ファイル全体を取り込めません。

一般課税の方 — 経過措置の税区分を使うため、freeeの「買い手側対応機能」を「使用する」にしてください（個人の事業所では、初めは「使用しない」になっています）。少額特例で全額控除にした取引には、メモタグ「少額特例」が付きます。

取り込みの取り消し — 取り込んだ取引は、インポート履歴の「削除」でまとめて削除できます。

1. マネーフォワード クラウドにログインし、「会計帳簿」→「仕訳帳」を開く
2. 画面右上の「インポート」→「仕訳帳」を選択
3. calsailから書き出したCSVファイルを選択
4. 「インポート」ボタンをクリック（ファイルアップロード実行）
5. インポート前の確認画面で内容を確認し「確認」ボタンを押す
6. 仕訳データを最終確認して「保存」を押してインポート完了

文字コード — Web版で書き出すときは、マネーフォワードの「各種設定」→「事業者」の「文字コード」と同じ文字コードを選んでください。

仕訳のまとまり — レシート1枚が1つの仕訳になります。8%と10%の品目が混ざったレシートは、税率ごとの2行を持つ1つの複合仕訳になります。

取引先 — 店名は取引先に設定せず、摘要に入れます。

科目の対応付け — calsailで自分で作った科目など、マネーフォワードに無い科目名があると、取り込みの画面で、登録済みの科目に変換するか、新しい科目として追加するかを選びます。科目のマッチング（変換）の設定はそのインポートの中だけで使われ、次回のインポートには引き継がれません。

1ファイルあたり最大10,000行まで取り込めます。

1. やよいの青色申告オンラインにログイン
2. 画面左下の「高度な機能」→「弥生データのインポート」を開く
3. 「インポートファイルの選択」画面で「ファイルの選択」をクリック
4. calsailから書き出したCSVファイルを選択
5. 「次へ」をクリック
6. 未登録の勘定科目がある場合、マッチング画面で科目の対応を確認（「登録済み科目に変換」「新規追加」「登録対象外」から選択）
7. 「次へ」をクリック
8. インポートできない取引がある場合はエラー一覧が表示されるため、内容を確認後「無視して次へ」で続行
9. 「インポート開始」をクリックし、完了メッセージで「OK」→「かんたん取引入力」画面で結果を確認

「高度な機能」は画面左下のやや目立たない場所にあります。1ファイルあたり1,000行・1MB以下という制限があるため、大量のレシートがある場合は期間を分けてエクスポートしてください。

8%と10%の品目が混ざったレシートは2行になるため、レシートの枚数より行数が多くなることがあります。エクスポート画面の「期間指定」を選ぶと開始日と終了日を日単位で指定できるので、1,000行を超えないように期間を区切って、複数のファイルに分けて書き出してください。2行になったレシートも、取り込んだあとは1件の取引になり、「消耗品費ほか」のように表示されます。

摘要 — やよいの青色申告オンラインの摘要は30文字までです。calsailは店名と参照番号 [R:…] を優先して摘要に入れ（科目名を残す行は先頭に【…】も入れます）、文字数に余裕があればメモを続けます。

弥生に無い科目名 — calsailで自分で作った科目など、弥生に登録されていない科目名があると、手順6の画面で「登録済み科目に変換」か「新規追加」を選べます。「登録対象外」を選ぶと、その科目の取引は取り込まれません。

非課税の科目 — 損害保険料など非課税の科目の行は、やよいの青色申告オンラインでは税区分が「対象外」と表示されます。仕入税額控除を受けない点は同じなので、税額の計算は変わりません。

同じファイルを2回取り込まない — 弥生には、取り込みを取り消す機能がありません。同じファイルをもう一度取り込むと、取引が重複して登録されます。

税率が混在するレシートについて — 品目ごとに8%/10%の税率が正しく設定されているか、エクスポート前に確認してください。8%と10%が混ざったレシートは、税率ごとの2行に分けて書き出します。

期間の重複に注意 — 同じレシートを別の期間指定で重複エクスポートしても、会計ソフト側で重複チェックされない場合があります。取り込み済みの期間と重ならないようご注意ください。

家事按分 — 「家事按分（通信）」「家事按分（家賃）」の科目のレシートも、CSVには支払った全額で書き出します。事業に使った割合は、会計ソフトの家事按分の機能で設定してください。CSVの段階で割ってしまうと、会計ソフトでも按分したときに二重に割られてしまうためです。この2つは、会計ソフトでは通信費・地代家賃として書き出し、備考や摘要の先頭に【家事按分（通信）】【家事按分（家賃）】を残します。按分を設定するときの目印にしてください。

参照番号 [R:…] — CSVの各行には、「[R:」に続く8桁の英数字の参照番号が入ります（freeeは備考、弥生は摘要、マネーフォワードは仕訳メモ）。会計ソフトの仕訳と、calsailに保存したレシート画像を結び付ける番号で、電子帳簿保存法で求められる帳簿と書類の関連付けに使います。税務調査用エクスポートの原本画像ZIPでは、画像のファイル名にも同じ8桁が入ります。

仕入れと経費の違い — 「仕入れ・材料費」は、売るための商品や、作品・料理の材料など、売上のもとになる支出の科目です。確定申告では経費ではなく売上原価（仕入金額）に入ります。年末に売れ残った在庫（期末棚卸高）は、その年の売上原価から差し引くので、年末に在庫を数えて決算書・収支内訳書に入力してください。道具や消耗品は「消耗品費」などに記録してください。

美容費 — 撮影・出演など、仕事のためだけに使ったヘアメイクやコスメは、経費にできる場合があります。ふだんの身だしなみや、私生活でも使うものは経費になりません。

判断に迷うときは、税務署や税理士にご確認ください。

calsail には、税務調査のときにレシートのデータをまとめて書き出せる「税務調査用エクスポート」があります。電子帳簿保存法の要件を満たすように開発しており、いまは税理士に確認していただいている段階です。

期間を指定して「監査CSVをダウンロード」を選ぶと、取引日・店名・合計金額・税率別の内訳・勘定科目・支払方法・インボイス番号に加えて、作成日時・更新日時・削除日時・原本画像のファイル名までを含む、レシート1件につき1行のCSVが出力されます。「削除済みレシートを含める」をオンにすれば、削除(論理削除)したレシートも対象に含められます。

あわせて「原本画像ZIP」から、レシートの原本画像をまとめてダウンロードできます。件数が多い場合は100件ごとに分割してダウンロードされるので、ブラウザの負荷を抑えながら取得できます。

calsailは会計ソフトとの連携だけでなく、Excelで経費を管理している方や、e-Taxの確定申告書等作成コーナーに直接入力している方にも役立ちます。

Excelで経費管理している方

calsailのCSVファイルはExcelやGoogleスプレッドシートでそのまま開けます。レシートの手入力をcalsailのOCRに置き換えるだけで、入力の手間を大きく減らせます。

いつもの管理シートへのコピー&ペーストや、ピボットテーブルでの集計にそのまま活用してください。

e-Taxに直接入力している方

確定申告書等作成コーナーでは、経費を勘定科目ごとの年間合計額で入力します。CSVの個別取り込み機能はありません。

エクスポート画面の「e-Taxに直接入力」ボタンをタップすると、年を選んで勘定科目ごとの年間合計額をまとめて確認できる集計画面が開きます。標準の勘定科目はe-Taxの損益計算書と同じ名称・並び順で表示されるので、迷わず転記できます（独自に追加した科目は末尾にまとまります）。

各金額にはコピーボタンが付いています。経費の表の金額（各科目と経費合計）は、タップしてコピーし、作成コーナーの決算書・収支内訳書「経費」欄にそのまま貼り付けてください。

「仕入れ・材料費」の金額は、経費とは別の「仕入金額」の欄に表示され、経費の合計には含まれません。仕入金額は、決算書・収支内訳書の売上原価の欄へ転記してください。

「備品の購入」の金額は、経費とは別の「減価償却費の計算欄に書く物」の欄に1つずつ表示され、経費の合計には含まれません。経費の欄には書かず、決算書の減価償却費の計算欄に書いてください。